När medarbetare växlar mellan kontoret, hemmet och kundernas arbetsplatser uppstår frågor om resor, traktamenten och avdrag. Nu föreslås nya regler som ska göra bedömningarna mer förutsägbara. För arbetsgivare finns det anledning att redan nu se över hur arbetets placering dokumenteras.
Regeringens lagrådsremiss innehåller förändringar för tjänsteställe, tjänsteresor och dubbelt boende. Förslaget är att reglerna ska börja gälla den 1 januari 2027, men en lagrådsremiss är ett steg i lagstiftningsprocessen och innebär inte att reglerna är beslutade.
Arbetsupplägget ska styra bedömningen från början
Tjänstestället är en central utgångspunkt när resor och kostnadsersättningar ska hanteras skattemässigt.
Enligt förslaget ska bedömningen utgå från hur arbetsgivaren avser att arbetet ska utföras när anställningen eller uppdraget börjar. Planeringen måste ha stöd i faktiska omständigheter och avse en tidsperiod som rimligen går att överblicka. Arbetsgivaren kan alltså inte fritt välja tjänsteställe genom att bara ange en viss adress.
Om förutsättningarna senare förändras varaktigt ska en ny bedömning göras.
För den som ska arbeta på flera platser föreslås följande ordning:
- Platsen där mer än hälften av arbetet ska utföras blir i första hand tjänsteställe.
- Om ingen sådan plats finns blir arbetsgivarens lokal tjänsteställe, förutsatt att den besöks i regel dagligen på grund av arbetet.
- I övriga fall blir bostaden tjänsteställe.
Frivilligt distansarbete ska inte påverka placeringen. Att en medarbetare får möjlighet att arbeta hemifrån är därmed en annan situation än att arbetet ska utföras där. För vissa arbeten inom bygg, anläggning och liknande verksamheter föreslås särskilda regler.
Förändrade villkor vid längre tjänsteresor
Förslaget innebär att dagens tremånadersregel tas bort och att samma grundläggande avdragsvillkor ska gälla under hela tjänsteresan. Måltider och småutgifter ska hanteras med schablonavdrag, i stället för avdrag för faktiska utgifter.
Den högsta schablonnivån föreslås gälla under de första sex månaderna. Därefter ska nivån för en hel dag vara 50 procent. Förändringen kan därför ge olika ekonomiska effekter beroende på hur länge uppdragen pågår.
Ett gemensamt avdrag för dubbelt boende
Dagens avdrag vid tillfälligt arbete och dubbel bosättning föreslås ersättas av ett gemensamt avdrag. Bland villkoren finns övernattning på arbetsorten och ett avstånd på mer än 100 kilometer mellan bostadsorten och arbetsorten.
För logi föreslås normalt en tidsgräns på fem år och ett tak på två prisbasbelopp per beskattningsår. Övergångsbestämmelser föreslås bland annat för bostäder där förutsättningarna för logiavdrag varit uppfyllda under 2026.
Förbered företagets rutiner
Vår rekommendation är att börja med dokumentationen: Var ska medarbetarna arbeta? Är hemarbetet frivilligt eller en del av arbetsupplägget? Hur följer ni upp förändringar i längre uppdrag?
Tydliga underlag gör det lättare att bedöma vilka rutiner som behöver justeras om förslagen genomförs.
Vill du förstå hur förändringarna kan påverka ditt företag? Kontakta oss på Adact så hjälper vi dig att se över förutsättningarna.