Julen närmar sig, och många företag planerar att bjuda sina anställda och kunder på julbord. Det är viktigt att känna till de skatteregler som gäller för att undvika oväntade kostnader.
Julbord för anställda
När ett företag arrangerar julbord för sina anställda betraktas det som intern representation. För de anställda är detta en skattefri förmån. För företaget är avdragsrätten begränsad. Avdrag medges endast för enklare förtäring upp till 60 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Enklare förtäring inkluderar exempelvis kaffe, bullar eller frukt, men inte hela måltider. Därför är kostnaden för själva julbordet inte avdragsgill.
Däremot kan företaget göra avdrag för kringkostnader som lokalhyra och underhållning upp till 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Detta gäller för högst två personalfester per år. Om familjemedlemmar bjuds in kan avdrag även göras för dem. Kostnader för resa och övernattning i samband med julfest på annan ort kan under vissa förutsättningar också vara avdragsgilla.
Det är viktigt att hålla julfesten på en rimlig nivå. Alltför påkostade tillställningar kan betraktas som lyxbetonad representation och bli skattepliktiga för de anställda. I sådana fall blir hela kostnaden avdragsgill för företaget som lönekostnad, men företaget måste också betala arbetsgivaravgifter på förmånen.
Julbord för kunder
Att bjuda kunder på julbord räknas som extern representation. Även här är avdragsrätten begränsad. Avdrag medges endast för enklare förtäring upp till 60 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Eftersom ett julbord inte anses vara enklare förtäring är kostnaden för måltiden inte avdragsgill. Däremot kan avdrag göras för kringkostnader upp till 180 kronor exklusive moms per person.
För att det ska räknas som extern representation måste julbordet ha ett omedelbart samband med verksamheten, exempelvis i samband med en affärsförhandling. Att bjuda en större grupp kunder på julbord utan affärsmässig grund kan betraktas som personlig gästfrihet och är då inte avdragsgillt.
Enskilda näringsidkare
För enskilda näringsidkare gäller samma regler vid representation med anställda eller kunder. Det är dock inte möjligt att bjuda sig själv på julbord och göra avdrag för det, eftersom man inte kan representera gentemot sig själv.
Momsavdrag
När det gäller moms kan avdrag göras om utgiften har ett omedelbart samband med verksamheten. För måltider är avdraget begränsat till momsen på 300 kronor per person och tillfälle. Om kostnaden överstiger detta belopp är den överskjutande momsen inte avdragsgill.
Eftersom olika momssatser kan gälla för mat och dryck kan det vara komplicerat att beräkna avdraget. Ett alternativ är att använda ett schablonavdrag på 46 kronor per person.
Genom att följa dessa riktlinjer kan företag planera sina julbord på ett skattemässigt fördelaktigt sätt och undvika oväntade kostnader.