Semesterersättning, semesterskuld och semesterlön. Nu är det hög tid att ta tag i frågorna som regleras i lag och av kollektivavtal.

Semesterlagen reglerar hur länge det är okej att vara borta från jobbet, utan att få avdrag på lönen. När lagen kom 1938 hade alla rätt till två veckors ledighet per semesterår. Nu är det 25 dagar som gäller. Enligt vissa kollektivavtal har en del anställda rätt till ännu längre semester, men det är aldrig tillåtet för en arbetsgivare att förhandla fram kortare semester.

Semesterår

Semesteråret löper mellan 1 april och 31 mars året därpå, och intjänandeåret är motsvarande tid året dessförinnan. Den som har påbörjat sin anställning efter 31 augusti under semesteråret har dock bara rätt till fem semesterdagar.

1 april får man alltså nya semesterdagar vilket betyder att sista april ska semesterdagarna finnas på allas lönebesked.

Dagarna regleras

Semesterlagen reglerar bland annat hur många dagar de anställda måste ta ut varje år. 20 semesterdagar måste tas och endast fem får sparas. För den som har 30 semesterdagar kan tio dagar sparas. Det är viktigt för arbetsgivaren att gå igenom och se hur många semesterdagar de anställda har rätt till. Sådant som tjänstledighet, föräldraledighet kan påverka antalet betalda semesterdagar.

Dessutom ska man komma ihåg att det finns mer än 100 kollektivavtal i Sverige så som arbetsgivare gäller det att se upp. Det gäller att ha koll på vad kollektivavtalet säger, för där regleras ofta hur semesterlönen ska beräknas.

Semesterskuld och semesterlön

När det kommer till semesterskulden, alltså skulden företaget har gentemot sina anställda som tjänat in rätten till betald semester samt pengarna som ska betalas ut om en anställd slutar och då ska få sin semestersättning, måste arbetsgivaren ha koll på den. Det behövs för att kunna göra semesteravsättningar så att semesterlönen kan betalas ut löpande under året.

Semesterskulden måste bokföras och siffrorna måste stämma överens med siffrorna i löneprogrammet. Vid varje lönekörning bokförs semesteravsättningarna så att man ser semesterlönen under de månader den tjänats in. Detta bokförs som en kostnad och då blir det en ökning av semesterskulden. När semesterlönen sedan betalas ut minskar semesterskulden som då bokförs som en negativ kostnad.

Har du frågor angående hur du ska räkna ut semester för dina anställda, kontakta oss på Adact.

Artikeln publiceras i samarbete med tidningen Resultat.

Hur räknar jag?

Sammalöneregeln

När? Sammalöneregeln får du använda för anställda som har en fast vecko- eller månadslön.

Hur? Enligt regeln består semesterlönen av den aktuella vecko- eller månadslönen, eventuella fasta lönetillägg samt ett semestertillägg. Semestertillägget per dag är 0,43 procent av månadslönen för anställda med månadslön, och 1,82 procent av veckolönen för anställda med veckolön.

Kom ihåg! Om den anställda har rörliga lönedelar, som exempelvis provision eller ob-ersättning, är semesterlönen för dessa lönedelar 12 procent av den anställdas sammanlagda rörliga lön under semesteråret. Om den rörliga lönedelen kan uppskattas till minst 10 procent av den anställdas totala lön under semesteråret ska du använda procentregeln i stället för sammalöneregeln vid beräkning av semesterlönen.

Exempel: En anställd har en månadslön på 25 000 kronor. 25 000 × 0,0043 = 107,50 kronor per semesterdag utöver ordinarie månadslön.

Procentregeln

När? Procentregeln ska användas för anställda som inte har en bestämd vecko- eller månadslön, anställda vars sysselsättningsgrad har varierat under intjänandeåret och anställda med en hög andel rörlig lön. Du har dock rätt att använda procentregeln för alla anställda oavsett löneform.

Hur? Enligt regeln är semesterlönen 12 procent av den semestergrundande lönen under intjänandeåret vid 25 semesterdagar. Om den anställda har rätt till fler semesterdagar måste du därför öka semesterlönen med 0,48 procent för varje extra dag.

Kom ihåg! Till den semesterlönegrundande lönen räknas inte utbetald semesterlön, vissa fall av permitteringslön och ersättning för semesterlönegrundande frånvaro.

Exempel: En timanställd har 170 000 kronor i semestergrundande lön under intjänandeåret och har rätt till 25 dagars semester. (170 000 × 0,12) /25 = 816 kronor per semesterdag. Tänk också på att ett kollektivavtal kan ha andra beräkningssätt, om företaget tecknat ett sådant.

Semesterlön

Ersätter den ordinarie lönen under semester.

Semestertillägg

Extra tillägg på semesterlönen när sammalöneregeln tillämpas. Semesterersättning

Betalas ut månadsvis vid tillfällig eller tidsbegränsad anställning. Betalas också ut när en anställning avslutas. I det fallet omfattar semesterersättningen återstående semesterdagar för innevarande år, samt sparad semester från tidigare år.

Förskottssemester

Arbetsgivaren kan ge betalda semesterdagar i förskott till en anställd. Dessa skrivs vanligtvis av efter fem års anställning, men fram till dess är det pengar som lånas av arbetsgivaren, något som kan vara viktigt att komma ihåg som anställd om man slutar inom fem år.

Semesterskuld

Den verkliga semesterskulden måste fastställas för varje anställd så att det blir rätt. Håll koll på om den anställde har semesterlönegrundande frånvaro – i så fall kan det vara så att ingen bruttolön registreras i löneprogrammet och därmed inte heller någon semesteravsättning.

Läs hur du förbereder arbetsplatsen för semestertider.

Här finns frågor och svar och semesterlagen.

Mer om skatteavdrag och semester finns att läsa hos Skatteverket.