Mobila appar och andra digitala möjligheter har gjort att oklarheter över arkiverade originalkvitton från anställdas utlägg har ökat.

Vad gäller egentligen om företaget ska ha rätt att lyfta moms på utläggen?

Momslagen

För att ha rätt att lyfta moms i en momspliktig verksamhet måste köpet ha gjorts från beskattningsbar person och gå att styrka med faktura. Fakturan kan vara i pappersform eller i elektronisk form och ska lagras i den formen som den mottogs. Självklart måste inköpet gå till företaget.

Betalning med företagskort

Skulle en anställd göra ett inköp med företagets medel, exempelvis ett företagskort eller på faktura, anses köpte gjorts direkt att företaget. Fakturan ska då sparas i den form den mottogs.

Betalning med egna pengar

Skulle en anställd göra inköp med egna pengar för att sedan få ersättning från företaget kan moms lyftas. Utlägget måste då vara för företagets räkning.

Ett utlägg är ett köp där någon annan än den som betalar är betalningsskyldig. Det finns dock tillfällen då det godtas att en anställd göra utlägg för företags räkning, även om den anställde har betalningsansvar. Det gäller vid inköp av exempelvis kurslitteratur, logi, kost och representation eller en anställdas inköp som i sin helhet ska förbrukas vid ett enskilt uppdrag.

Underlag vid utlägg

Underlagen vid utlägg är samma som om företaget själv köpt varan eller tjänsten direkt. Originalfakturan ska alltså bevaras i den form den mottogs och inscannade kopior är inte tillåtet.

Skulle utlägget som den anställde gjort inte anses vara för företagets räkning kan ersättningen arbetsgivaren betalar räknas som en kostnadsersättning. Moms får då inte lyftas, men underlaget som den anställde lämnat till företaget ska bevaras.

Skulle ett företag som omfattas av kassaregisterlagen ta fram en kopia av ett kassakvitto måste den vara märkt med ordet kopia.

Vill du ha hjälp eller rådgivning angående hur du ska hantera anställdas utlägg, kontakta oss på Adact.